گفت و شنود کارکنان امور مالی و تدارکات با رییس دانشگاه یزد

در این جلسه که با حضور رییس و معاون اداری و مالی دانشگاه یزد برگزار شد، ابتدا کارکنان حوزه اداری و مالی ضمن معرفی خود به بیان مسایل و دغدغه هایشان پرداختند و در ادامه معاون اداری مالی و رییس دانشگاه یزد دیدگاه های خود را در خصوص مباحث مطرح شده بیان کردند.

اهم مطالب عنوان شده در این گفت و شنود به شرح زیر است:

کمالی؛ معاون مدیر امور مالی دانشگاه:

وی درباره مسایل موجود در امور مالی دانشگاه گفت: از مشکلات این واحد زیاد بودن فاکتورهای مالیاتی است و اگر سیستم آنلاین نباشد ما با مشکل جدی روبرو می شویم و هر واحد باید یک نفر باشد که آن فاکتورها را تحویل بگیرد و وارد سیستم دارایی کند و متاسفانه این یک نفر وجود ندارد. وی درمورد مشکل دیگر خود افزود: از اینکه حسابهای تنظیم شده را به دارایی بفرستند یا نه بی اطلاع هستند و سوالش از ریاست دانشگاه این بود که چرا هزینه یابی دانشگاه را باید امور مالی انجام دهد؟ وی همچنین مشکلات دیگر خود را خط خوردگی ساعت های تدریس دانست و در مورد شماره حساب های ارسالی گفت فرمت کاری ما شماره حساب است بسیاری از شماره حساب ها اشتباه است یا شماره کارت به ما می دهند که بر مشکلات ما می افزاید.

وطن خواه؛ مسئول هزینه یابی دانشگاه،دبیرخانه،بایگانی و گزارش های مالیاتی:

وی مشکل خود را در زیاد بودن حجم کاری و مسؤولیت هایی زیادی دانست که بر عهده او گذاشته شده و افزود این روش باید عوض شود تا مسائل دقیق تر انجام شوند روز به روز کارها بیشتر می شود و تعداد افراد هیات علمی بالا می رود و وظایف بنده بسیار سنگین است و وقت کمی برای انجام این کارها وجود دارد و یک نیروی تازه نفس باید باشد تا کارها را سریعتر انجام دهد. وی همچنین گفت: برای هزینه یابی جدید نیاز به یک سیستم جدیدتر است تا سرعت بالایی داشته باشد.

حفیظی؛ مسؤول تدارکات مجموعه علوم پایه:

او نیز مسؤولیت هایی که بر عهده وی است را زیاد دانست و افزود: انجام دادن تمام این مسؤولیت ها از عهده او خارج است. نکته دیگری که اشاره کرد این بود که باتوجه به سیاست جدید دانشگاه که به هر دانشکده بودجه ای تخصیص داده است اما هنوز دانشکده به آنها به عنوان مسؤول تدارکات مقدار بودجه را اعلام نکرده است. وی افزود: بودجه خریدهای هر دانشکده باید مشخص باشد ولی متاسفانه در حال حاضر درخواست ها بسیار بیشتر از بودجه و تنخواهی است که در اختیار آنهاست و اشاره کرد در طول سال هنگامی که تنخواهی که در اختیار آنها گذاشته شده تمام شود باید از هزینه خود بپردازند و باید تدبیری اندیشیده شود تا این گونه مشکلات حل شود.

وی همچنین از برخوردهای بعضی از کارمندان گلایه کرد و این گونه برخوردها را در شان دانشکده ندانست. وی همچنین گفت باتوجه به ساعت کاری و حجم کاری که متحمل می شوند باید پاداشی منظور شود. وی همچنین گفت: درخواست های دانشکده ها در صورت امکان همزمان انجام گیرد تا مشکلات دوباره کاری ها حل شود.

فیضی؛ کارپرداز دانشکده های علوم انسانی و ادبیات:

وی با اشاره به افزایش هزینه های سوخت گفت بودجه ای که برای نقلیه درنظر گرفته شده همان مبلغ قبلی است و با توجه به اینکه از نقلیه شخصی خود استفاده می کنیم این مسأله باید حل شود.

زابلی؛ کارپرداز دانشکده اقتصاد، مدیریت و حسابداری و دانشکده منابع طبیعی:

وی کمبود وسیله نقلیه برای خریدکردن را یکی از مشکلات در حوزه کاری خود دانست. وی افزود: به دلیل کمبود وسایل نقلیه برای خریدکردن ما ناچار به استفاده از وسیله نقلیه خود بودیم و برای حل این مشکل آژانسی برای این کار در نظر گرفته شد ولی متاسفانه یک سری مشکلات را از جمله اینکه هنگام خرید ممکن است ساعت ها صرف خرید شود و تمام آنها توسط راننده آژانس ثبت می شود و متاسفانه یک سری برخوردهایی می شود که در شان کارمندان دانشگاه نیست. وی افزود: هنگام تحویل خریدها نیز هیچ گونه نیروی انسانی کمکی نیست و به دلیل یک سری مشکلات توانایی انجام این کار در بنده نیست. زابلی در ادامه با اشاره به بالا بودن میزان خریدهای دانشکده منابع طبیعی افزود: دانشکده منابع طبیعی برخلاف دانشکده مدیریت خریدهای بسیار بالایی دارد یک سری دانشجویان کارشناسی ارشد برای تحقیقات خود نیاز به وسیله دارند که از پژوهانه استفاده می شود ولی یک سری خریدهای وسایل آزمایشگاه است که دانشگاه باید هزینه ها را پرداخت کند ولی متاسفانه از ابتدای سال هنوز مبلغی پرداخت نشده است.

شکوهی؛ مسؤول انبار دانشگاه:

وی در این جلسه با بیان اینکه اداره انبار از قسمتهای مهم دانشگاه است گفت: در حال حاضر زیاد مورد توجه نیست و مشکلات عمده اداره انبار کمبود نیرو است و امیدواریم در اسرع وقت انجام شود.همچنین درخواست داریم سیستم کامپیوتری جدید آورده شود تا آمارهر دانشکده ای به راحتی استخراج شود. وی افزود: انبارگردانی هرسال انجام می شود و باید اولین دوره آن به روز شود تا بعدها به مشکل خاصی برخورد نکنیم.

وی همچنین گفت: به دلیل مسؤولیت زیادی که روی دوش کارکنان انبار است درخواست داریم تشویق خاصی برای آنها در نظر گرفته شود.

نصیری؛ کارمند اداره اموال:

وی در ادامه این جلسه گفت: کمبود نیرو در این بخش مشکل اصلی است و برای اینکه نرم افزار این بخش همیشه به روز شود باید حتما یک نیرو باشد تا این نرم افزار به روز شود. وی قرار گرفتن محیط کاری در کنار اداره انبار و مشکل رفت و آمد به آنجا را مشکل دیگر دانست.

منتظرقائم؛ کارشناس صدور چک امور مالی و پرداخت حق التدریس:

وی یکی از مشکلات موجود را در شماره حساب های نامشخصی که برای حق التدریس فرستاده می شود عنوان کرد و درباره مشکل دیگر خود افزود: ضمانت نامه حسن انجام کار زیر یک سال قابل قبول نیست ولی بعضی از بانک ها زیر سه ماه نیز صادر می کنند که باید به این موضوع رسیدگی شود.

مهرنهاد؛ مسؤول تدارکات دانشکده های فنی مهندسی، برق و معدن و مرکز محاسبات:

وی در این جلسه مشکلات حوزه مربوطه را کمبود وسایل نقلیه و همچنین کمبود نیروی خدماتی برای خریدهایی که انجام می شود عنوان کرد.

کریمی؛ کارپرداز نقلیه:

وی در این جلسه گفت: تنخواهی که درحال حاضر در اختیار ما قرار می گیرد با افزایش هزینه سوخت تغییری نداشته است و درخواست داریم مشکل کمبود بودجه حل شود همچنین هزینه سفرهای علمی دانشگاه قبل از سفر پرداخت شود.

زائرالحسینی؛ مسؤول تدارکات مجتمع هنر و معماری:

وی درباره مشکلات حوزه کاری خود در این جلسه گفت: عمده مشکلات ما درمورد هزینه پرداخت رفت و آمدهای استادهای پروازی است که به دلیل نداشتن فاکتور آژانس هزینه رفت و آمد گاهی اوقات از جانب ما پرداخت می شود.

باقری؛ کارمند امور مالی واحد رسیدگی:

وی مشکل عمده در قسمت رسیدگی را نداشتن کد اقتصادی و کد ملی فروشنده ها و مغازه دارها دانست.

خانی؛ مسئول حقوق و دستمزد دانشگاه:

وی در این جلسه با اشاره به اینکه قوانین جدیدی که وضع می شود به موقع به ما ابلاغ نمی شود افزود: تفسیر قوانین برای ما روشن نیست و آیین نامه های اجرایی هرکدام باهم فرق دارند وی افزود بعضی از کارها موازی انجام می شود و اگر یک نفر به عنوان رابط باشد خیلی از کارها بهتر انجام می گیرد. وی در ادامه کمبود نیرو و قت لازم برای انجام کارهای سیستم نرم افزاری را مشکل دیگر حوزه کاری خود دانست.

امراللهی؛ کارشناس امور مالی دانشگاه:

وی در بحث امور مالی گفت: هزینه های دانشگاه بسیار در حال افزایش است و تخصیصی که برای ما در نظر گرفته می شود بسیار کم است.و بیشتر این بودجه صرف پرداخت حقوق می شود و بقیه به امور دیگر و در حال حاضر با این بوجه تخصیص یافته بسیاری از قراردادها و فاکتورهای متفرقه را نمی توان پرداخت کرد.همچنین به دلیل زیاد شدن بدهی شرکت آب و برق و گاز و همچنین حق التدریس هم اضافه شده است، حتما لازم است تجدید نظر شود. در بحث مالی باید بودجه درست تخصیص داده شود و اگر درآمدهای اختصاصی به بخش عمرانی واگذار شود دانشگاه با مشکل جدی روبرو خواهد شد. وی مشکل دیگر خود را ناهمخوانی دستمزد با کاری که انجام می دهد دانست.

رضایی؛ کارپرداز واحد نقلیه:

وی نیز فرسودگی وسایل نقلیه و دغدغه تامین نیازهای مربوط به تعمیر آنها را مشکل موجود در امور نقلیه دانست.

جمالی؛ رییس تدارکات دانشگاه:

وی در ادامه این جلسه با اشاره به وضعیت بودجه دانشگاه گفت: کارپردازان برای خریدهای دانشگاه مجبور به گرفتن نسیه هستند و از این بابت دانشگاه مدیون کارپردازان است. وی در ادامه بحث خود ممنوع شدن نسیه در امور معاونتی، نبود تامین اعتبار در دانشگاه، به موقع رد نشدن بسیاری از فاکتورها و همچنین بالا بودن قبوض آب و برق و گاز و کمبود بودجه را از مشکلات دیگر این واحد دانست. جمالی افزود: برای انجام خریدهای دانشگاه تا امور مالی بودجه در اختیار تدارکات قرار ندهد ما نمی توانیم خریدی انجام دهیم.وی همچنین درباره راه اندازی آژانس در دانشگاه گفت: به دلیل اینکه بعضی از نیروهای خدماتی نقلیه از وسایل شخصی خود استفاده می کنند و هزینه ای که به آنها پرداخت می شود بسیار کم است باید حتما آژانسی در دانشگاه راه اندازی شود و در حال حاضر در اکثر شرکت ها نقلیه خصوصی است. وی همچنین بالا بودن سن نیروهای تدارکات و کار زیاد و نیروی خدماتی کم را مشکل دیگر دانست. وی در مورد کد اقتصادی مغازه دارها گفت این مسأله به دارایی مربوط است و هیچ مشکلی برای تدارکات وجود ندارد.وی همچنین یادآور شد: متاسفانه بعضی از دانشکده هزینه های بسیار بالایی دارند که حتما باید بررسی شود .

سپهر؛ مدیر امور مالی:

وی در این جلسه بعد از شنیدن صحبتهای حاضران گفت: در بحث بودجه مبلغی که بابت سایر هزینه ها پرداخت می شود غیر از حقوق نیمی از این مبلغ نیز به تفاوت های حقوق داده می شود و نیم دیگر باقیمانده صرف موارد اندک می شود و عمده سایر هزینه ها از بودجه اختصاصی پرداخت می شود. وی افزود: یک سری تفاوت های حقوقی هم در حکم های افراد وارد شد که وزارت علوم نیز باید کمک می کرد که به بودجه خود دانشگاه فشار وارد نشود. وی افزود: اگر بتوان از وزارت علوم بابت این موارد بودجه ای دریافت کرد تا اندازه ای مشکلات حل خواهد شد.

زارع؛ مدیر امور اداری:

وی در ادامه این جلسه گفت: ما باید به روز باشیم و با نرم افزارهای جدید آشنا شویم و به این صورت می توان بعضی از مشکلات را حل کنیم.وی افزود: با نصب نرم افزارهای ممکن خریدهای دانشگاه را با اینترنت انجام دهیم و با خرید اینترنتی هزینه کمتر، وقت کمتر و خرید سریعتر انجام می گیرد. وی در مورد کمبود نیرو تصریح کرد با توجه به محدودیت هایی که هست حداکثر تلاش خود را انجام می دهیم و تدابیری می اندیشیم که مشکلی برای هیچ کس به وجود نیاید.همچنین درباره تسهیلات رفاهی در راستای آیین نامه مساعدت هایی حتما انجام می شود. در صدد رفع محدودیت های بودجه با رعایت ضوابط حقوقی هستیم. وی افزود: مشکل مسکن و رفاه کارکنان همه در حال بررسی است تا در راستای امکانات دانشگاه هرچه سریعتر حل شود.

هزینه ها باید با بودجه دانشگاه متعادل باشد

دکتر سید محمدمهدی حسینی معاون امور اداری و مالی در ادامه این جلسه گفت: در مورد بحث های کارپردازان مربوط به بودجه و نقلیه قدم هایی برداشته شده است. بحث ما بحث مالی است هزینه های ما با بودجه باید متعادل باشد اگر فکری به حال هزینه ها نکنیم با مشکل مواجه خواهیم شد.همه ما در حوزه دانشگاه باید همکاری داشته باشیم و در بحث های هزینه ای باید ببینیم چه راهکاری می توانیم پیاده کنیم. در بحث تخصیص بودجه دانشکده ها خود بر اساس چیزهایی که در دست دارد نیازهای خودشان را مشخص کنند خودشان باید مدیریت کنند و این تخصیص بودجه به دانشکده ها راهکار جدیدی است که نیاز به زمان و همکاری و برنامه ریزی دقیق دارد تا نتیجه مطلوب بدهد.

نبض دانشگاه در دستان شماست

رییس دانشگاه یزد پس از شنیدن سخنان حاضران در این نشست با ابراز خوشحالی از برگزاری این جلسه گفت: در این جلسات حرف ها بهتر شنیده می شود و نکات ارزشمندی در این گونه جلسات به دست می آید.

دکتر محمدصالح اولیاء انتخاب امور مالی و اداری را برای اولین جلسه، نشان دهنده اهمیت خاص این حوزه دانست و افزود نبض دانشگاه در دست شماست و منشا تمام فعالیت های دانشگاه در حوزه آموزش، پژوهش و پشتیبانی از این حوزه است. وی ادامه داد همانطور که اگر جریان خون در بدن انسان به درستی انجام نشود انسان دچار مشکلات جدی خواهد شد، جریان امور اداری و مالی دانشگاه در دستان شماست. اگر جریان درست باشد دانشگاه سالم می ماند و هیچ خدشه ای به آن وارد نمی شود. وی افزود: باتوجه به اینکه حقوق و دستمزد و قراردادهای عمده و خریدها در دست امور مالی و اداری است، اهمیت واحد مالی بسیار مشهود است .

وی افزود: اگر واحد مالی کمک کند تا مسیر را درست برویم خیلی از مسائل حل خواهد شد و تاثیری که روی دانشگاه می گذارد بسیار تعیین کننده است.

وی با اشاره به اینکه هر واحد به صورت جداگانه برای خود جلسه ای تشکیل دهند گفت: هر واحد می تواند در آخر هر هفته جلساتی را برگزار کند و مشکلات و مسأله های کوچک می تواند در این جلسات مطرح شود و نتیجه آن به دفتر ریاست ارسال شود. وی تصریح کرد: سیستم باید راحت عمل کند شما خود بهتر می توانید راهکار خوب ارایه و مشکلاتتان را حل کنید.و اگر نیاز به مشورت داشته باشید موارد مطرح شده را صورت جلسه کنید و برای ما ارسال کنید و ما قطعا بی تفاوت نخواهیم بود.و ما این ها را مبنای مشارکت شما در مدیریت دانشگاه می دانیم.

رییس دانشگاه یزد در عین حال خاطرنشان کرد: در حال حاضر از یک طرف تقاضاها در حال افزایش است و از طرف دیگر بودجه کم است و تنها بهره وری است که می تواند به ما کمک کند.

دکتر اولیاء بحث خود را با مطرح کردن این سوال که آیا راهی هست که بعضی از هزینه ها را کم کنیم؟ ادامه داد و افزود: قطعا راهکاری وجود دارد بدون اینکه به مشکلی برخورد کنیم هزینه ها را کم کنیم. وی ادامه داد: از طرف دیگر انتظار داریم که درآمد ها افزایش پیدا کنند، انگیزه ها تقویت شوند و روحیه جوانی گسترش یابد که البته ما نیز شما را حمایت خواهیم کرد.

وی در ادامه با تاکید بر اینکه باید سیستمی طراحی شود که سیستم تدارکات منظم تر شود گفت: از جمله کارهایی که می توان در راستای منظم تر شدن کارها کرد مکانیزه شدن کارهاست .و افزود اگر بتوان نرم افزاری طراحی کرد و یا راه حل جدیدی پیدا شود که بعضی از دوباره کاری ها انجام نشود بسیاردر وقت و هزینه صرفه جویی می شود و همچنین بسیاری ازمسؤولیت‌های کاری شما نیز کم خواهد شد.

رییس دانشگاه در مورد خریدهای دانشگاه گفت اگر تدارکات بتواند فروشندگان خاصی را پیداکند که کد اقتصادی داشته باشد و قیمت و کیفیت مناسب داشته باشند و خریدهای دانشگاه فقط از آنجا انجام شود بسیار می تواند موثر باشد.همین طور در مورد پیمانکارهای ساختمان نیز ما آنها را به عنوان شریک ببینیم و با آنها قرارداد یکساله ببندیم و در این نمونه می تواند بحث نسیه نیز حل شود. آنها هم دانشگاه یزد را به چشم مشتری خوب نگاه می کنند.

وی افزود: در این مسائل اگر ما طرف قرارداد داشته باشیم می توانیم بسیاری از خریدها را حتی تلفنی و یا اینترنتی انجام دهیم همانطور که در بخش های خصوصی این کارها در حال انجام است.

دکتر اولیاء با تاکید براینکه ما باید از قفس بروکراسی و حالت خشک اداری خارج شویم گفت: دید ما باید متفاوت باشد به طور مثال اگر ما در حساب های یک عضو هیات علمی به مشکل برخوردیم با یک تلفن از خود او سوال کنیم تا اینکه با نامه نگاری های اداری مدتها معطل این کار شویم و هر روشی که خود شما راحت تر هستید شما باید چابکی و پویایی داشته باشید و منتظر مسائل رسمی و اداری نباشید.

وی خاطرنشان کرد: در حال حاضر بسیاری از هزینه های ما صرف امور قراردادها می شود و ما باید راهکاری بیندیشیم تا بدون لطمه زدن به درآمد افراد، بخشی از این هزینه ها را کم کنیم. وی در ادامه افزود: ما با تفویض اختیار به دانشکده ها بودجه مورد نیاز هر دانشکده را با توجه به شاخص هایی که معرفی شده و عملکرد آن دانشکده در اختیار آنها قرار داده ایم و آنها باتوجه به بودجه ای که در اختیار دارند هزینه می کنند و اگر دچار کمبود بودجه شوند خود متوجه اشتباه خود می شوند و تدارکات هر دانشکده نیز با توجه به مدیریت هر دانشکده خریدها را انجام می دهد. وی همچنین درباره تفویض اختیار به واحدهای دانشگاه نیز گفت: در واحدهای ستادی به دلیل اینکه شاخص های عملکرد را به سختی می توانیم تعیین کنیم واین کار زمان بیشتری نسبت به دانشکده ها دارد، فعلا اقدامی نخواهد شد اما این اطمینان را می دهیم که این کار حتما در آینده انجام می شود. وی تصریح کرد: تصمیم داریم مدیریت یک سری هزینه ها مثل پاداش و اضافه کاری را به خود مدیران واحد بدهیم و عملکردها توسط مدیریت هر واحد مشخص شود.

وی خاطرنشان کرد: خود شما بهتر از کسی می توانید کارتان را مدیریت کنید.اگر مسؤولیتی که به شما واگذار می شود به خوبی عمل کنید و جدی بگیرید طبیعتا کارها بهتر انجام می گیرد و بقیه افراد نیز از شما الگو می گیرند.

دکتر اولیاء درباره مسأله تأمین وسیله نقلیه هم گفت: این موضوع باید بررسی شود که چه کاری به نفع دانشگاه است و راه حل خوبی را در نظر بگیریم.

رییس دانشگاه با بیان یک توصیه اخلاقی جلسه را به پایان برد. وی گفت: کارکنان مالی به دلیل اینکه به اطلاعات مالی افراد دسترسی دارند باید رازدار باشند و انتقال اطلاعات می تواند تبعات بدی به همراه داشته باشد.در امور مالی و حسابداری رازداری بسیار مهم است همچنین وی محرمانه ماندن اطلاعات، امانت داری، دلسوزی، قانون مداری و انعطاف پذیری را برای دانشگاه بسیار مهم دانست و از همه حاضران خواست با روحیه بالا به وظایف خود عمل کنند وکمک کنند تا همه وظایف به خوبی انجام شود.

گزارشگر: الهام میرفخرائی

عکس: مهدی دهقان چناری

> مطلب این صفحه را به زبان دلخواه خود ترجمه کنید

این خبر را با دوستان خود به اشتراک بگذارید